En el mundo empresarial actual, una comunicación fluida y eficiente es esencial para el éxito de cualquier organización. Dentro de este contexto, los sistemas telefónicos empresariales desempeñan un papel fundamental. Sin embargo, mientras que los teléfonos tradicionales fueron una vez el pilar confiable de la comunicación empresarial, hoy en día representan limitaciones significativas. Lo que alguna vez fue una tecnología esencial para los negocios, ahora está siendo considerado como un costoso rezago del pasado.
Una encuesta reciente revela que la mayoría de los líderes de TI y de áreas no relacionadas con TI consideran que la deuda técnica limita severamente la capacidad de innovación de sus departamentos de TI. A esto se suma que muchas empresas reportan destinar importantes fondos y recursos a mantener sus operaciones, lo que deja menos dinero disponible para invertir en innovación. En este contexto, el mantenimiento de teléfonos obsoletos puede generar costos imprevistos que dificultan la eficacia de las empresas.
En este artículo, examinaremos los factores que influyen en los costos de los sistemas telefónicos tradicionales y cómo se pueden reducir los gastos de comunicación con alternativas como la Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP).
Factores Clave en los Costos de los Sistemas Telefónicos Legados
Los sistemas telefónicos tradicionales, o legados, se refieren a aquellos sistemas que las empresas han utilizado durante décadas. Estos sistemas transmiten señales analógicas o de voz a través de cables de cobre entre los usuarios. Los ejemplos más comunes de estos sistemas son la Red Telefónica Pública Conmutada (PSTN) y el Servicio Telefónico Básico (POTS). Estos sistemas se caracterizan por depender de hardware físico, como teléfonos fijos y sistemas PBX en las instalaciones de las empresas.
Es fundamental comprender cuánto cuesta realmente mantener un sistema telefónico legado para evaluar el impacto en los presupuestos de comunicación. Factores como las interrupciones del servicio, los cargos por volumen de llamadas y el mantenimiento del hardware contribuyen significativamente a este costo. A continuación, exploraremos los factores clave que afectan el costo total de los sistemas telefónicos tradicionales.
1. Interrupciones y Tiempo de Inactividad
Las fallas de hardware, problemas de red, infraestructura de TI de baja calidad y condiciones climáticas adversas son algunos de los factores que pueden causar interrupciones en el servicio de los sistemas telefónicos legados. Esto afecta la capacidad de las empresas para realizar y recibir llamadas, lo que a su vez perjudica la comunicación con clientes, proveedores y otras partes interesadas. El tiempo de inactividad puede afectar directamente la generación de ingresos y dañar la reputación de la marca.
A pesar de estos inconvenientes, muchas empresas son reacias a adoptar nuevas tecnologías más eficientes. En contraste, los sistemas VoIP y otros sistemas telefónicos basados en internet ofrecen redes redundantes de alta disponibilidad que garantizan la continuidad operativa y mantienen el negocio en funcionamiento sin interrupciones.
2. Volumen de Llamadas y Cargos por Uso
Uno de los factores clave que incrementan los costos de los sistemas telefónicos legados es la forma en que se enrutan y transmiten las llamadas. Las llamadas realizadas a través de estos sistemas suelen viajar por la PSTN. Cada vez que se realiza una llamada, se crea un circuito dedicado entre el origen de la llamada y el destino. Este circuito permite que las señales de voz viajen a través de la red desde el teléfono del emisor hasta el del receptor.
Sin embargo, la creación de estos circuitos conlleva costos, especialmente en llamadas de larga distancia. Cuanto mayor sea la distancia entre los puntos de origen y destino, más infraestructura y recursos se necesitan para mantener el circuito, lo que aumenta los costos tanto para el proveedor de telecomunicaciones como para el usuario. Además, aumentar el número de líneas telefónicas implica agregar nueva infraestructura, lo que genera un gasto considerable.
3. Mantenimiento del Hardware
Los sistemas telefónicos tradicionales dependen de componentes de hardware obsoletos, como líneas analógicas, interruptores físicos y teléfonos fijos, que deben reemplazarse periódicamente debido al desgaste, lo que contribuye a los costos continuos.
Además, requieren personal de TI con los conocimientos y habilidades adecuados para mantener el sistema en funcionamiento a diario. Sin embargo, a medida que los sistemas telefónicos modernos ganan popularidad y se convierten en la norma, cada vez es más difícil encontrar personas capacitadas o dispuestas a trabajar con sistemas antiguos. Esto puede aumentar significativamente los costos de contratación de personal especializado.
No mantener adecuadamente estos sistemas también puede resultar en interrupciones del servicio, lo que genera repercusiones financieras adicionales para el negocio.
4. Flexibilidad y Escalabilidad Limitadas
Un sistema telefónico legado ofrece flexibilidad y escalabilidad limitadas, lo que puede requerir más asignación de recursos en términos de infraestructura. Por ejemplo, agregar nuevas líneas telefónicas o ampliar la infraestructura (como la compra de hardware adicional) conlleva gastos adicionales. Esto aumenta la complejidad y los costos operativos.
Aunque los sistemas telefónicos tradicionales permiten la fusión y el enrutamiento de llamadas, puede ser necesario contar con personal para realizar estas tareas manualmente. Si no se supervisa adecuadamente este proceso, especialmente en entornos con un alto volumen de llamadas, es posible perder oportunidades de negocio y, en consecuencia, ingresos.
Además, la falta de funciones avanzadas de gestión de llamadas (como la transcripción, la respuesta de voz interactiva o IVR, y el asistente automático) y la ausencia de soluciones modernas (como la integración con otros sistemas empresariales) hacen que los teléfonos legados sean incompatibles con entornos de trabajo remotos o híbridos. Los negocios modernos demandan soluciones de comunicación móviles, flexibles y escalables, y la falta de estas características aumenta los costos generales.
En cambio, los sistemas VoIP suelen incluir una amplia gama de funciones avanzadas que facilitan la gestión de llamadas, lo que reduce costos y mejora la eficiencia operativa.
5. Capacitación del Personal
La capacitación y el desarrollo de habilidades son fundamentales para todo el personal que maneja sistemas telefónicos tradicionales. Aunque el uso de un teléfono legado puede parecer sencillo, existen funciones esenciales, como el desvío de llamadas, las conferencias telefónicas y el uso del buzón de voz, que los empleados deben dominar. La capacitación adecuada garantiza que los empleados sepan cómo utilizar el sistema telefónico de manera eficiente, lo que reduce la probabilidad de perder llamadas importantes y minimiza el tiempo de inactividad.
Sin embargo, la capacitación del personal puede ser un gasto continuo. Esto incluye los costos asociados con la capacitación inicial, así como la capacitación recurrente para actualizaciones o nuevas funciones.
Ventajas de Costos de los Teléfonos VoIP para Empresas
Muchas organizaciones están optando por migrar hacia soluciones de comunicación modernas y flexibles, como VoIP y el Protocolo de Inicio de Sesión (SIP), para mitigar los costos asociados con los sistemas telefónicos tradicionales. Esta migración ofrece una oportunidad para optimizar los procesos de comunicación y reducir gastos. Básicamente, VoIP/SIP permite actualizar los servicios de telefonía mientras se reducen los costos.
Exploremos los factores clave que contribuyen a la asequibilidad y efectividad de los sistemas VoIP en las operaciones comerciales modernas:
1. Inversión Inicial
A diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales que requieren hardware costoso, VoIP se basa en soluciones basadas en software que utilizan la infraestructura de internet existente, lo que reduce significativamente los costos iniciales. Esto significa que puedes añadir nuevas funcionalidades a tu estructura existente o eliminar el equipo obsoleto y redirigir llamadas a computadoras o portátiles mediante softphones VoIP.
De hecho, algunos proveedores de VoIP, como United World Telecom, ofrecen softphones y marcadores web con planes de llamadas salientes, lo que permite a los equipos conectarse desde cualquier lugar sin necesidad de infraestructura adicional.
2. Costos de Llamadas
Los proveedores de VoIP suelen ofrecer tarifas más competitivas, especialmente para llamadas de larga distancia e internacionales. Por ejemplo, United World Telecom ofrece planes a partir de $7.95 al mes, que incluyen una variedad de funciones de gestión de llamadas sin costo adicional.
Además, estos servicios de VoIP ofrecen una cobertura global extensa, alcanzando incluso las ubicaciones más remotas a tarifas rentables. Al reenviar llamadas virtualmente, no es necesario preocuparse por los costos adicionales de llamadas de larga distancia.
3. Costos de Mantenimiento
El mantenimiento de los sistemas VoIP es responsabilidad de los proveedores de servicios, ya que VoIP es una solución en la nube. Esto significa que las empresas no tienen que preocuparse por el mantenimiento y la actualización de los equipos. Desde actualizaciones rutinarias hasta la resolución de problemas y reparaciones, todo recae en el proveedor de VoIP, lo que libera tiempo y recursos valiosos para que las empresas se concentren en sus operaciones principales.
4. Reducción de Tiempo de Inactividad
Los sistemas VoIP son inherentemente más resilientes frente al tiempo de inactividad gracias a funciones como el enrutamiento redundante y la reenvío de llamadas en caso de fallos. Estas funciones redirigen automáticamente las llamadas entrantes a destinos alternativos en caso de fallos del sistema o interrupciones de la red. Las empresas solo necesitan configurar reglas de enrutamiento para especificar números de teléfono alternativos, extensiones o buzones de voz donde se deben redirigir las llamadas durante el tiempo de inactividad.
5. 5. Características y Funcionalidad
Los sistemas VoIP vienen equipados con un conjunto de características avanzadas que no están disponibles en los sistemas telefónicos tradicionales. Desde la gestión de llamadas automatizadas hasta la traducción de mensajes de voz, estas funcionalidades pueden mejorar drásticamente la eficiencia operativa. Las empresas pueden implementar estas características sin costos adicionales significativos, ya que muchas de ellas están incluidas en los planes de servicio.
6. Flexibilidad y Escalabilidad
Una de las principales ventajas de VoIP es su capacidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de las empresas. Con un sistema VoIP, agregar o eliminar usuarios es un proceso sencillo que no implica costos significativos. Esto permite a las empresas escalar sus operaciones sin preocuparse por el costo y la complejidad de actualizar el hardware, lo cual es una limitación común en los sistemas heredados.
7. Integraciones
La capacidad de integración de VoIP con otras aplicaciones comerciales es otro aspecto que mejora la eficiencia. Las empresas pueden conectar su sistema de telefonía a plataformas de gestión de relaciones con clientes (CRM), herramientas de colaboración y plataformas de correo electrónico. Esto no solo ahorra tiempo al eliminar la necesidad de introducir datos manualmente, sino que también facilita la comunicación fluida entre diferentes departamentos y equipos.
8. Soporte para el Trabajo Remoto e Híbrido
El soporte para entornos de trabajo remoto es esencial en la actualidad. Los sistemas VoIP son ideales para empresas que operan en modelos híbridos o remotos, ya que permiten a los empleados acceder a todas las funcionalidades de comunicación desde cualquier lugar. Esto no solo reduce los costos de comunicación, sino que también mejora la productividad al permitir que los empleados se conecten y colaboren sin restricciones geográficas.